Czym jest organizacja rozproszona?

W tym artykule dowiesz się, w jaki sposób wiele firm oszczędza dziesiątki tysięcy złotych każdego roku, wykorzystując technologie dostępne dla każdego. Jak działa organizacja rozproszona i jakie ma korzyści oraz wady? To wszystko opisane poniżej, zaczynajmy!

Co oznacza, że ktoś pracuje w zespole rozproszonym?

Najprościej tłumacząc, oznacza to, że firma nie ma jednego biura, w którym spotykają się wszyscy pracownicy. Z reguły połączone jest to z pracą zdalną, gdzie każdy pracuje z wybranego przez siebie miejsca.

Firma posiada siedzibę, ale pracownicy nie są zobligowani do pracowania w niej.
Służy ona bardziej do celów formalnych, bądź wyjątkowych spotkań.

Codzienna praca nie ma konkretnie wskazanego miejsca, dając pracownikom swobodę w kwestii lokalizacji. Innymi słowy zespół pracuje zdalnie.

Jak wygląda praca w zespołach rozproszonych

Każdy pracownik może wykonywać swoje zadania z wybranego przez niego miejsca.

Lokalizacja nie ma tutaj znaczenia, a wyłącznie terminowość i wykonywanie powierzonych tasków.

Taki model pracy wlicza w sobie cykliczne spotkania online – mają one na celu monitorowanie postępów i zadbanie o odpowiednią komunikację zespołu.

W realizacji zadań pomagają komunikatory takie jak Slack, Google Meet, czy Zoom.

To właśnie częsty kontakt między poszczególnymi członkami całego zespołu ma kluczową rolę podczas pracy rozproszonej.

Pomimo tego, że pracownicy nie są w jednym biurze, a czasami nawet nigdy nie widzieli się na żywo, projekty są realizowane zgodnie z ustaleniami, a klienci otrzymują wartościowe produkty i usługi. To wszystko zasługa odpowiedniej komunikacji.

Specjalista w zespole rozproszonym wykonuje dokładnie te same zadania, co gdyby pracował w centrali firmy. Jedyna różnica polega na tym, że miejsce działania, z reguły wybierane jest przez samego pracownika. Nie ma odgórnie narzuconej lokalizacji pracy.

Jak wygląda zarządzanie zespołem rozproszonym?

Zespoły rozproszone pracują w praktycznie tym samym wymiarze, co ich tradycyjne odpowiedniki. Dalej jest to z reguły praca godzinowa (etatowa), stawia się jakże przez wszystkich kochane deadline`y, a prędzej czy później trzeba raportować klientowi postępy.

Stąd wszelkie metody zarządzania zespołem i jego poszczególnych członków wygląda bliźniaczo podobnie do innych prac. Główna różnica jest taka, że większość lub całość tego procesu jest… online.

Komunikacja to podstawa

Ze względu na to, że pracownicy znajdują się w różnych lokalizacjach, bardzo ważna jest komunikatywność – szybkie odpowiadanie na wiadomości, ciągła dostępność w trakcie dnia pracy.

Zarządzanie zespołem rozproszonym to codzienna komunikacja, w tym często telekonferencje.

Ważne są również raporty i monitorowanie postępów poszczególnych zadań.

Służyć temu mogą dedykowane platformy, jak na przykład Asana, Trello, Fortask, czy Redmine. W wielu rozproszonych zespołach są również odgórne, na przykład codzienne, krótkie spotkania, na których omawiane są aktualne tematy i ich postępy/problemy.

W zarządzaniu zespołem rozproszonym szczególnie liczy się już sam początek.
Dobór odpowiednich pracowników. Wiele osób po prostu nie pasuje do pracy zdalnej, czy w małej grupie.

Mają one większą potrzebę kontaktu z drugą osobą, przez co przesiadywanie połowy dnia w domu, będzie dla takich osób po prostu sporą przykrością.

Planowanie jako droga do sukcesu

Sporządzanie planów projektu i ustalenie jasnych podziałów pracy zespołowej to podstawa, aby poprawnie zarządzać zespołem rozproszonym.

Ważne jest, aby wszyscy pracownicy wiedzieli, co dokładnie mają robić i znali cel, który jest do osiągnięcia. Jest to podstawa, którą powinny się kierować nawet tradycyjne zespoły zadaniowe.

Jasna definicja celów pozwoli zrekompensować utrudnioną komunikację, ponieważ każdy pracownik będzie dobrze wiedział, co przypada dla jego stanowiska.

Dobrą metodą są również kamienie milowe – poszczególne etapy projektu, które świadczą o jego rozwoju i dobrym kierunku prac.

Korzyści zespołu rozproszonego

Zespoły rozproszone mają więcej zalet, niż mogłoby się wydawać.
Aż 92% przedsiębiorców po okresie pandemii, kiedy sytuacja zmusiła wielu pracowników do pracy z domu, ocenia efektywność pracy zdalnej na dobrą lub bardzo dobrą.

To szansa, przede wszystkim dla mniejszych firm, aby ograniczyć koszty, zatrudniać bez ograniczeń i szybko skalować swoje działania. Zacznijmy od początku.

Zatrudniaj, skąd tylko chcesz!

Największą korzyścią zespołu rozproszonego jest to, że może on zrzeszać specjalistów mieszkających w różnych regionach nie tylko kraju, ale całego świata.

Odchodzi wąskie gardło, jakim jest dojazd do biura, a otwierają się nowe możliwości zatrudniania najlepszych specjalistów, bez względu na ich miejsce zamieszkania.

Taka budowa zespołu z różnych stron kraju, czy nawet świata, pozwala zrzeszać osoby z bardziej różnorodnymi doświadczeniami – inne doświadczenie ma pracownik wielkiej korporacji w centrum Warszawy, a inne lokalnej firmy na podkarpaciu.

Brak biura = (prawie) brak kosztów

Wielką zaletą jest również ograniczenie kosztów.

Organizacja rozproszona z zasady nie potrzebuje wynajmować powierzchni biurowej dla pracowników. Firma zamiast płacić na wynajem, może wolne środki zainwestować w marketing, bądź zatrudnienie kolejnych specjalistów, budując swoją przewagę konkurencyjną.

W czasach, gdzie biuro w Warszawie kosztuje przeciętnie 200 złotych za metr miesięcznie, organizacja rozproszona może generować naprawdę duże oszczędności.

Pozwala to firmie szybciej rosnąć i zmniejszyć próg rentowności, czyniąc biznes bardziej bezpiecznym. Jedynymi kosztami w zamian są licencje i subskrypcje różnych programów obsługujących e-firmę. Są to jednak znacznie mniejsze sumy, niż w tradycyjnym biznesie.

Skaluj bez większych ograniczeń!

Problemem wielu firm jest skalowanie ich działalności.

Każdy nowy pracownik to konieczność zakupu sprzętu i wygospodarowania przestrzeni dla niego. A w końcu budżet i biuro nie są z gumy.

Te problemy odchodzą, gdy firma wybiera kontakt wirtualny. Nie ma kosztów związanych z biurem, zakup sprzętu nie jest koniecznością. Jednak oprócz kolejnych oszczędności, ważna jest infrastruktura firmy.

Podczas zarządzania zespołem rozproszonym, stworzenie miejsca pracy dla nowego specjalisty to najczęściej wyłącznie założenie mu kont w odpowiednich aplikacjach i programach.

Dzięki temu całość (oczywiście poza wdrożeniem nowej osoby w swoim zespole) to wyłącznie kilka godzin.

Wady zespołu rozproszonego

Model pracy w zespole rozproszonym nie jest oczywiście pozbawiony wad.
Jednak coraz więcej przedsiębiorców przekonuje się do jednego z jej rodzaju, jakim jest praca zdalna. 

Przed pandemią, aż 27,6% pracodawców była negatywnie nastawiona do zdalnej pracy.
Po okresie koronawirusa, gdy model ten był masowo testowany przez wiele firm, odsetek negatywnego podejścia zmalał do zaledwie 11,7%. Oznacza to, że sporo przedsiębiorstw pozytywnie ocenia powyższy model pracy. Czas jednak poruszyć konkretne minusy tego rozwiązania.

Największą wadą jest zdecydowanie to, że członkowie zespołu nie mają ze sobą bezpośredniego kontaktu. Sprawia to, że budowanie relacji wewnątrz firmy jest trudniejsze, choć na pewno nie niemożliwe.

Ciężej jest również zarządzać zespołem rozproszonym.
Brak bezpośredniego kontaktu to utrudniona kontrola oraz możliwość wsparcia członków zespołu.

Trudniej się również zwiększa zaangażowanie podwładnych pracujących zdalnie.
Rozmowa w cztery oczy zastąpiona jest video konferencją.

Jednak wszelkie te trudności da się skutecznie wyeliminować poprzez odpowiednią komunikację i dobór poszczególnych członków, który nadają się do tego stylu pracy.

Pomagają też odpowiednio dopasowane kanały komunikacji.

Zespół rozproszony, a obsługa klientów

Czy w przypadku zespołów rozproszonych, obsługa klienta traci na jakości?

Zdecydowanie nie.

Podczas pracy zdalnej, bądź z różnych biur, profesjonalna firma nie pozwoli na utratę jakości w kwestii obsługi klientów. Poprawne zarządzanie zespołami rozproszonymi zakłada dostarczenie tej samej jakości obsługi klienta, co w tradycyjnej, stacjonarnej firmie.

W końcu standardowa obsługa, bazująca na kontakcie telefonicznym i mailowym, może być na wysokim poziomie, zarówno w biurze, co i w domu. Wszystko zależy od członków zespołu i ich zaangażowania.

Liczą się tu bardziej samo zarządzanie pracownikami, ich szkolenia i motywowanie, niż tryb pracy.

Podsumowanie

Zespół rozproszony dla przedsiębiorców to szansa na dobór najciekawszych pracowników, ze względu na brak ograniczenia lokalizacją oraz spora oszczędność, poprzez rezygnację z wynajmu biura.

Przedsiębiorstwa korzystających z usług takich firm, nie powinny się obawiać realizacji zadań, czy organizacji pracy. Zespoły rozproszone, przy odpowiednim zarządzaniu, pracują równie efektywnie co te stacjonarne.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, jak wygląda procesowanie projektów w zespołach rozproszonych, skontaktuj się z nami i opowiemy Ci o szczegółach takiej współpracy.